Organiser des rétrospectives

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Une étape importante en fin de projet, ou en fin de sprint, est celle du bilan, ou « rétrospective ». On peut organiser ces rétrospectives équipe par équipe, et il peut aussi être intéressant de confronter les visions de plusieurs équipes avec une rétrospective collective. Cette page présente quelques généralités, puis une manière d'organiser une rétrospective collective avec une trentaine de personnes (directement tirée de la méthode de Jean-François Jagodzinski).

Objectifs et difficultés

Quelques ingrédients pour que les échanges marchent :

Récolter un maximum d'informations

Chacun doit être encouragé à exprimer un maximum d'idées (même si l'idée n'est pas intéressante : on verra après pour voir si l'idée est bonne ...). Pour cela, c'est une bonne chose de distinguer une phase de collecte d'information, puis une phase d'organisation des idées.

Le cadre posé par l'animateur a une forte influence sur le genre d'information qui ressortira de la rétrospective. Par exemple, dans un bilan écrit et rédigé, on s'attend plutôt à un bilan rationnel et posé, mais dans une rétrospective orale égayée par les couleurs des post-its, on donne implicitement plus de place à l'émotionnel.

Amélioration continue

Discuter, c'est bien. Agir, c'est mieux. Une fois le brassage d'idées réussi, c'est important de transformer le bilan de l'itération passée en une liste d'actions, pour les itérations à venir.

Une bonne liste d'action doit contenir des actions les plus concrètes possibles. Pendant l'itération suivante, on doit pouvoir répondre à la question « cette action a-t-elle été faite » par « oui » ou « non ». Par exemple, « mieux tester » n'est pas une action vraiment concrète. « Utiliser un outil de couverture de code » en est une.

On peut aussi rester un peu plus abstrait en classant les idées en 5 catégories : « plus de ... », « moins de ... », « commencer ... », « arrêter ... », « garder ... ».

Time boxing

Pour éviter les discussions qui traînent en longueur, c'est une bonne idée de fixer un cadre de temps fixe, avec un compte-minute (la plupart des téléphones permettent cela). 5 minutes, c'est pile 5 minutes, et on n'hésite pas à couper la parole à quelqu'un qui essaierait de déborder.

Cas particulier des rétrospectives collectives

Dans le cas particulier des rétrospectives collectives, une des grosses difficultés est d'organiser la communication entre un grand nombre de personnes. Inutile d'espérer une discussion constructive si on se contente de mettre 30 personnes dans la même salle en leur demandant de comparer leurs impressions.

Il faut organiser la communication : une fois les idées exprimées, elles peuvent être discutées en petit groupe, et restituées par le petit groupe aux autres équipes. Les deux sont intéressants : la discussion en petit groupe est plus facile, mais la restitution permet de faire bénéficier de l'expérience aux autres équipes, et force à faire une synthèse des idées.

Exemple d'organisation pour une rétrospective collective

Cette organisation est celle utilisée en Projet GL en 2013. Elle demande environ 1h30 et peut s'appliquer à une trentaine de personnes.

Cadrage : 5 minutes

Le facilitateur (e.g. l'enseignant) accueille les participants, explique les objectifs (clôture d'un projet, mutualisation des expérience, réflexion sur les pistes d'amélioration), et annonce le plan de la séance (ci-dessous).

Ambiance-retro.jpg

Collecte d'information : 25 minutes

Chaque équipe discute autour d'une feuille de paper-board (posée sur une table), sur laquelle on a tracé deux axes :

  • Horizontalement, le temps, en notant les moments clés du projet (rendu intermédiaire, rendez-vous avec le client, ...)
  • Verticalement, un axe « content » / « pas content » qu'on peut éventuellement interpréter de plusieurs manières : niveau de moral de l'équipe, niveau de confiance dans la qualité du projet, niveau de confiance dans l'agilité ...

Chaque coéquipier dispose d'un paquet de post-its et d'un feutre. Il note sur un post-it toute idée, pertinente ou non, qui lui passe par la tête. On peut commencer à placer les post-its sur la feuille, mais ce n'est pas le but essentiel ici.

Exemple-retrospective.jpg

Organisation des idées : 20 minutes

Chaque équipe discute en privé des idées notées ci-dessus, place les post-its sur la feuille, et peut tracer une (ou plusieurs) courbe d'évolution du moral de l'équipe au fil du projet.

Presentation-par-equipe.jpg Retrospective-web.jpg

Restitution : 5 minute par équipe

On accroche les feuilles de paper-board au mur pour que tout le monde puisse voir. Tour à tour, chaque équipe se sert de sa feuille pour raconter son projet aux autres.

L'idéal est de faire cette présentation debout.

Plus-moins-garder-arreter.jpg

Conclusion

Une feuille commune à toutes les équipes est accrochée près de la sortie. En partant, chacun peut ajouter un post-it dans une des cases :

  • « plus de ... » : ce qu'on fait déjà mais qu'il faut renforcer
  • « moins de ... » : ce qu'il faut garder, mais réduire
  • « commencer ... » : ce qu'on ne fait pas encore mais qu'on devrait commencer
  • « arrêter ... » : ce qu'on fait mais qu'on ne devrait pas
  • « garder ... ».

Variantes

On peut grouper les parties « collecte d'information » et « Organisation des idées » en une seule session de 25 minutes si on veut laisser plus de temps pour la restitution.

Selon si la rétrospective est en fin de projet ou entre deux itérations successives, on peut insister plus sur le projet passé (pour « fermer » le projet) ou sur les pistes d'amélioration.

Exemple d'organisation d'une rétrospective par équipe

Cette partie présente une organisation possible pour une rétrospective d'équipe en fin de spint. Pour un sprint court, 30 minutes suffisent.

Collecte d'information : 10 min

Retro-good-bad.jpg

Chaque membre de l'équipe écrit les choses qui l'ont marqué sur des post-its (un post-it par idée). Pour susciter des idées, on peut les classer :

  • Bon/mauvais : on place les post-its sur une feuille de paper-board à deux colonnes, typiquement avec un « :-) » en tête d'une colonne, et un « :-( » en tête de l'autre
  • Éventuellement, donner un sens aux couleurs de post-its (par exemple, si on attribue une couleur de post-its à « Émotionnel », certaines idées peuvent resortir alors que les membres de l'équipe n'auraient pas forcément pensé ou osé en parler).

Discussion : 10 min

Les membres de l'équipe discutent des idées notées par les autres et comparent leurs point de vue.

Liste d'actions : 10 min

En conclusion, l'équipe écrit une liste d'actions concrètes (cf. ci-dessus), à appliquer au prochain sprint.

Plus de docs sur les rétrospectives